Uma operação de viagens em grupo saudável exige acompanhamento rigoroso do fluxo de caixa. Como a maior parte das vendas é realizada de forma parcelada (seja em boletos, PIX recorrentes ou cartões de crédito), qualquer atraso por parte do cliente pode comprometer o pagamento de fornecedores como hotéis e transportadoras.
Manter o controle financeiro de uma agência de viagens de forma manual, usando anotações ou planilhas desintegradas, expõe a empresa a esquecimentos de cobranças e prejuízos reais. Abaixo, listamos táticas práticas para blindar a sua operação financeira.
1. Regra Clara de Prazos de Vencimento
Toda viagem deve ter uma data limite clara de quitação. Por exemplo, a última parcela de uma viagem rodoviária deve vencer, no máximo, 7 dias antes do embarque. Viagens aéreas exigem prazos ainda maiores. Deixar parcelas vencerem após a data da viagem é um risco inaceitável.
2. Conciliação Diária de Recebimentos
Estabeleça uma rotina diária para verificar os PIX e depósitos recebidos. Associar cada pagamento à parcela correspondente de cada viajante impede que cobranças indevidas sejam enviadas a quem já pagou, mantendo o bom relacionamento com o cliente.
3. Centralize o Status de Cobrança por Cliente
Ao invés de verificar extratos bancários toda vez que for falar com um cliente, mantenha um painel financeiro centralizado que mostre o valor total contratado, o total já pago, o valor a receber e o status de cada parcela individual.
O TripKit simplifica esse processo exibindo painéis financeiros claros para cada grupo de viagem. Com relatórios intuitivos de inadimplência e visualização rápida de parcelas vencidas, a agência consegue monitorar o faturamento com poucos cliques.